+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Как написать служебку использовал личный автомобиль

Не каждая компания, может предоставить для своих работников служебную машину, это случается в практике довольно часто. Тоже самое касается личного транспорта работников, не у всех он имеется. Тем не менее довольно часто приходится выезжать по служебным делам, для этого потребуется оформленная служебная записка. Безусловно, можно воспользоваться общественным транспортом, однако, это порой неуместно, так как могут перевозится имущество организации или какие-то важные документы. К тому же поездки на таком транспорте, не всегда выглядят корректно, к примеру, тогда, когда вы спешите на встречу с серьезными партнерами. В этих случаях, может выручить такси.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Часто бывает, что удобнее или выгоднее для компании отправить сотрудника в командировку на личном автомобиле, чем, например, на поезде или самолете. По возвращении сотрудник должен сдать в бухгалтерию служебную записку, авансовый отчет и документы, которые подтверждают использование своего транспорта и затраты на него.

использование авто в служ. целях

Какие документы необходимо оформить? Полностью ли организация может учесть в расходах компенсацию ГСМ? По вопросу оформления документов. Если организация примет решение арендовать автомобиль, договор аренды оформите в письменной форме. Операции по получению автомобиля в аренду оформите актом о приеме-передаче транспортного средства. Передаточный акт можно составить на унифицированном бланке ф. Акт об оказании услуг по аренде нужно оформлять только в том случае, если это прямо предусмотрено договором аренды.

Если организация примет решение выплачивать компенсацию, ее можно предусмотреть в специальном пункте трудового договора или в дополнительном соглашении к нему. Так же организация вправе предусмотреть выплату компенсации в приказе руководителя. При любом и указанных вариантов возмещения расходов сотруднику нужно оформлять путевые листы. По возвращении из командировки сотрудник должен оформить служебную записку. По вопросу учета расходов.

Нормы расходов на выплату компенсаций установлены в зависимости от объема двигателя легкового автомобиля. Если помимо выплаты компенсации по этим нормам организация будет возмещать сотруднику стоимость ГСМ, учесть такие расходы она не вправе. По мнению контролирующих органов указанные нормы уже включают в себя возмещение всех возникающих в процессе эксплуатации затрат износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт. Аналогичные выводы даны в письмах Минфина от Если вместо выплаты компенсации организация заключит с сотрудником договор аренды транспортного средства при расчете налога на прибыль она сможет учесть сумму арендной платы и расходы на ГСМ.

В этом случае затраты на ГСМ можно включить в расходы при и когда они включены в арендную плату, и когда оплачиваются отдельно письма Минфина от Используя личный автомобиль сотрудника в интересах организации, возмещать владельцу расходы можно по-разному.

Важно не путать аренду у сотрудника и у стороннего физлица. Подробно об учете расчетов с обычным гражданином не сотрудником см. Как отразить в бухучете и при налогообложении вознаграждение по гражданско-правовому договору на выполнение работ оказание услуг , заключенному с гражданином. Операции по получению автомобиля в аренду в бухучете отразите на основании акта о приеме-передаче транспортного средства. В нем надо указать согласованную стоимость автомобиля, его пробег, а также техническое состояние по результатам осмотра.

В договоре аренды транспортного средства можно предусмотреть его выкуп. Отдельно скажем про акт оказанных услуг по аренде автомобиля.

Такой документ нужно составлять, только если это предусмотрено договором аренды. Если же в договоре нет ни слова про акт, то учесть расходы можно и без него. Какие документы оформить, чтобы платить компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях.

Выплату компенсации за использование личного автомобиля можно предусмотреть в специальном пункте трудового договора или в дополнительном соглашении к нему. В дополнительном соглашении укажите конкретный срок выплаты компенсации с условием пролонгации, если это необходимо. Когда истечет этот срок, прекратите выплачивать компенсацию.

За то, что сотрудник использует автомобиль в служебных целях, платите ему компенсацию и возмещайте расходы в связи с использованием машины.

Размер возмещения расходов определяйте в письменном соглашении сторон трудового договора. Об этом сказано в статье ТК. В действующем законодательстве нет требований о том, что выплату компенсации надо прописывать именно в трудовом договоре.

Условие о выплате сотруднику компенсации за использование личного имущества не входит в перечень обязательных условий трудового договора ст. Организация вправе предусмотреть выплату компенсации в приказе руководителя.

Когда сотрудник ставит подпись об ознакомлении с приказом, он тем самым подтверждает, что стороны заключили письменное соглашение. Есть примеры судебных решений, подтверждающих такую точку зрения см. Аналогичный вывод следует из письма Минфина от В приказе укажите конкретные сроки выплаты компенсации. При досрочном прекращении выплаты издайте соответствующий приказ. По общему правилу путевой лист легкового автомобиля является первичным документом по учету работы автотранспорта и основанием для начисления зарплаты водителю раздел 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата от Основанием для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника является приказ руководителя, в котором предусматриваются размеры такой компенсации письмо Минфина от Для получения денег сотрудник должен представить в бухгалтерию копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке.

При этом представители контролирующих ведомств считают, что путевые листы нужны для подтверждения фактического использования личного автомобиля для служебных поездок и обоснованности понесенных расходов. Такое подтверждение необходимо для того, чтобы организация могла:. Аналогичные выводы следуют, в частности, из писем Минфина от Москве от Некоторые суды придерживаются аналогичной позиции см.

Как учитывать при расчете налога на прибыль. Компенсация в пределах норм включается в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией подп. Суммы компенсаций, превышающие нормативы, установленные постановлением Правительства от Следовательно, они не уменьшают налогооблагаемую прибыль п. В бухучете сумма компенсации признается в расходах в полной сумме. Из-за этого возникнут постоянная разница и постоянное налоговое обязательство п.

Организация, которая помимо выплаты компенсации по этим нормам возмещает сотруднику еще и стоимость ГСМ, не вправе учесть расходы на покупку ГСМ при налогообложении прибыли. В этом случае затраты на ГСМ можно включить в расходы при налогообложении прибыли и когда они включены в арендную плату, и когда оплачиваются отдельно письма Минфина от При расчете налога на прибыль расходы, связанные с арендой автомобиля сотрудника, можно учесть в сумме фактических затрат подп.

При этом организация также вправе учесть в составе расходов:. Аналогичной точки зрения придерживаются контролирующие ведомства письма Минфина от Как при расчете налога на прибыль учесть расходы на ремонт автомобиля, арендованного у сотрудника гражданина , см. Как учесть при налогообложении расходы на ремонт основных средств.

Количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено документально ч. Для этого используйте путевые листы. Они необходимы независимо от того, в собственности автомобиль или арендован в т. Размеры такой компенсации организация определяет самостоятельно. При этом в данном постановлении не конкретизировано содержание служебной записки.

В официальном документе сказано лишь то, что в записке надо зафиксировать фактический срок поездки. Не перегружайте записку лишними сведениями. Ведь это не тот документ, который подтверждает использование автомобиля.

В то же время служебная записка нужна для начисления суточных и подтверждения соответствующих расходов. А значит, должна содержать обязательные для первичного документа реквизиты ч. Также рекомендуем привести сведения, которые обычно содержатся в любом проездном документе: время и место отправления и прибытия. По возвращении из командировки сотрудник сдает работодателю служебную записку. К ней он прикладывает оправдательные документы, подтверждающие использование личного транспорта для проезда к месту командирования и обратно.

Например, путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др. Эти нормы предназначены и для расчета единого налога при упрощенке с разницы между доходами и расходами. Поэтому никакие дополнительные выплаты сотруднику, который использует личную машину для служебных поездок, не положены письма Минфина от На всю сумму арендной платы, а при наличии оправдательных документов и на все затраты, связанные с эксплуатацией автомобиля, можно уменьшить налогооблагаемую прибыль подп.

Если организация не заключит договор аренды, то для обоснования возмещения расходов по использованию личного автомобиля во время командировки она может воспользоваться следующими аргументами. В письме Минфина от Эти затраты можно квалифицировать как материальные расходы, а также как расходы на проезд до места командировки и обратно. Такие затраты можно учесть при налогообложении прибыли подп. То есть такие же документы, какими подтверждают свои расходы сотрудники, направленные в командировку на служебном автомобиле.

Однако налоговая инспекция вряд ли согласится с такой трактовкой законодательства. При проверке инспектор будет руководствоваться письмами Минфина от Поэтому, скорее всего, он признает неправомерным одновременное уменьшение налоговой базы и на сумму компенсации за использование личного автомобиля, и на сумму возмещения расходов на проезд. В таких условиях окончательное решение о расчетах с сотрудником организация должна принять самостоятельно. Причем, если это решение будет противоречить требованиям Минфина, отстаивать свою позицию организации придется в суде.

При оплате расходов по командировке на служебном автомобиле организация может компенсировать следующие затраты:. Чтобы подтвердить тот факт, что сотрудник использовал для целей командировки служебный автомобиль, он обязан составить служебную записку п. Добавим, что других требований в случае проезда на служебном транспорте в действующем законодательстве нет. Поэтому работодатель может прописать специальные правила для такой ситуации в локальном нормативном акте, изданном в соответствии со статьей 8 ТК например, в Положении о командировках.

Правильность данного подхода подтверждает Роструд в письме от Все факты хозяйственной жизни в т. К ним относятся:. Пробег автомобиля во время командировки подтверждают путевые листы.

Как написать служебную записку: примеры и образцы

Направляя сотрудника в рабочую командировку, руководители предприятий нередко прибегают к использованию общественного транспорта для достижения работником места назначения и его последующего передвижения. В свою очередь работники, обладающие собственным средством передвижения, для большего комфорта и повышения мобильности предпочитают использовать личный автомобиль. При достижении договоренности с работодателем в выборе второго варианта, стороны должны согласовать условия командировочной поездки, а также подготовить перечень сопроводительных документов. Подробнее ознакомиться с нюансами оформления командировки на личном автомобиле поможет представленная публикация. Процедура направления сотрудника в командировку на личном автомобиле в некоторой степени отличается от оформления стандартной поездки с использованием общественного транспорта. Это обусловлено тем, что эксплуатация персонального средства передвижения требует дополнительных гарантий со стороны работодателя.

Образец служебной командировки на 2019 год

В данной статье описываются правила составления служебной записки по оплате такси, а также перечисляются случаи, когда использование наемного транспорта является правомочным для работника. Отдельно описывается порядок действий по выплате сотруднику компенсации, а также указываются причины отказа в ней. В случае, когда работнику необходимо воспользоваться такси по служебной необходимости, он имеет право на получение денежного возмещения расходов по оплате проезда. Наличие у работника автомобиля не обязывает его использовать личный транспорт в служебных целях исключая случаи, специально оговоренные в трудовом договоре или при найме на работу. Руководство не может заставить работника выполнять трудовые обязанности с использованием личного транспорта.

Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно. Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку; образец такой докладной может быть разным, в зависимости от того, с какой целью ее составляют. Необходимость в написании записки возникает, если нужно получить реакцию на какие-либо экстраординарные события. Кроме того, в записке могут указываться рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия. При оформлении записки нужно следовать определенным правилам, о которых речь пойдет далее. Написать служебку может любой сотрудник.

Разберемся, как правильно подготовить служебную записку на командировку в году, в статье смотрите образецы, который подготовили, эксперты журнала "Зарплата". Все образцы находятся в свободном доступе и их скачать.

Ответим, в каком случае составляют служебную записку и как правильно оформить этот внутренний документ. Скачайте готовые образцы и используйте их в работе. До того, как писать служебную записку, необходимо четко понять, в каких случаях составляют этот вид документов и чем они отличаются от других видов записок, используемых во внутреннем документообороте предприятия. Докладную записку составляют в случае нарушения работником установленного режима труда, правил внутреннего трудового распорядка.

О возмещении расходов сотрудника на командировку

Сотрудник обязан составить служебную записку, однако она не должна содержать подтверждение принимающей стороны. Образец служебной записки Вы сможете увидеть ниже. Причем такой документ сотрудник составляет самостоятельно, вернувшись из командировки. Но если руководство организации сочтет составление таких записок целесообразным, это правило можно закрепить локальным документом п. Например, приказом директора или Положением о командировках.

В больших компаниях с объемным внутренним документооборотом и развитой иерархической системой принято запрашивать согласие руководителя на направление сотрудников в служебную поездку, составляя специальный документ — служебную записку. Но есть и еще одна ситуация, когда такая бумага необходима.

010 Командировка на автомобиле

Какие документы необходимо оформить? Полностью ли организация может учесть в расходах компенсацию ГСМ? По вопросу оформления документов. Если организация примет решение арендовать автомобиль, договор аренды оформите в письменной форме. Операции по получению автомобиля в аренду оформите актом о приеме-передаче транспортного средства. Передаточный акт можно составить на унифицированном бланке ф. Акт об оказании услуг по аренде нужно оформлять только в том случае, если это прямо предусмотрено договором аренды.

Служебная записка образец

.

Тоже самое касается личного транспорта работников, не у всех он имеется. Наличие у работника автомобиля не обязывает его использовать личный . за проезд на такси нужно писать служебную записку.

Как оформить служебную записку на командировку

.

Служебная записка на компенсацию денежных средств

.

.

Образец служебной записки на возмещение расходов на бензин

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Служебные записки
Комментарии 1
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Анисья

    Крупные ДТП происходили 90 по причине состояния алкогольного опьянения, превышение скорости как следствие, но не причина. Бред, будут бомбить по лысой резине, по отсутствию аптечек, ремней безопасности и т.д.