+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Как оформлять исходящую документацию

Как оформлять исходящую документацию

Одной из функциональных задач секретаря руководителя является регистрация и контроль входящей корреспонденции и исходящей. У секретарей, особенно без опыта работы, часто возникают вопросы о необходимости ведения учета входящей и исходящей корреспонденции или сокращении предусмотренных граф. Во избежание конфликтных ситуаций, а тем более решения спорных вопросов в суде, руководителям, любых форм собственности, рекомендуется организовать четкую систему документооборота. Существует несколько типов входящей корреспонденции и исходящей, как внутренней, так и внешней.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Для организации рационального документооборота компании необходимо упорядочить работу с исходящим документопотоком от момента создания документа до его отправки за пределы компании.

Создаем журналы регистрации документов, или Забыть нельзя регистрировать

Для организации рационального документооборота компании необходимо упорядочить работу с исходящим документопотоком от момента создания документа до его отправки за пределы компании. Исходящие документы, инициативные либо ответные на поступившие запросы, готовятся специалистами в структурных подразделениях.

Далее они проходят все необходимые этапы согласований, визирования и утверждения или подписания. Последними этапами в технологии работы с исходящими документами являются их регистрация и отправка. Отметим основные моменты , на которые необходимо обратить внимание сотрудник службы ДОУ при регистрации отправляемых исходящих документов. Регистрация отправляемых документов осуществляется в компании централизованно в службе ДОУ в день их утверждения или подписания.

Сотрудник службы ДОУ просматривает поступивший документ для отправления на предмет грамотности составления и правильности оформления. Документы, составленные и оформленные с нарушением установленных правил, некомплектные документы возвращаются исполнителю на доработку.

Регистрационный номер отправляемого исходящего документа должен состоять из индекса дела по номенклатуре дел включающего в себя код структурного подразделения и разделенного косой чертой порядкового номера документа в пределах календарного года. Например: исх. С начала каждого календарного года регистрационный номер исходящего документа начинается с цифры 1. Регистрационный номер может дополняться кодами: должностного лица, подписавшего документ; вопроса по предметно-тематическому классификатору или другими кодами.

При необходимости такие классификаторы или справочники кодов разрабатываются и утверждаются в компании. Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, которая подшивается в дело структурного подразделения компании.

Отметим, когда дата подписания или утверждения документа и дата его регистрации отличаются по каким-либо причинам документ был передан в службу ДОУ позже даты подписания или утверждения , в этом случае сотрудникам службы ДОУ необходимо сделать отметку в РКФ об этом.

Регистрационные данные ответного документа вносятся в РКК поступившего входящего документа. Примерная форма журнала и комментарии по правилам его заполнения приведены в NAAR. После присвоения отправляемому документу регистрационного номера первый экземпляр поступает на отправку, а его копия с визами и приложениями если таковые имеются подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел.

Телеграммы, которые требуется отправить, принимаются сотрудниками службы ДОУ завизированными, подписанными, датированными с отметкой о категории и виде отправления. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи. Текст телефонограммы, подлежащий передаче, печатается на бланке, подписывается, регистрируется с проставлением даты. После передачи телефонограммы по телефону делается отметка о передаче с указанием даты, времени, фамилии лица принявшего телефонограмму.

Отправка документов должна осуществляться в компании только централизованно сотрудниками службы ДОУ. Важно знать. Отправке подлежат документы, полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные. По факсу или по электронной почте информационные сообщения оперативного характера могут передаваться непосредственно работниками из структурных подразделений.

Отправляемая по почте документация упаковывается с указанием адресатов получателя и отправителя и направляется в местное отделение связи. Важно помнить. Сотрудники службы ДОУ перед упаковкой проверяют правильность оформления документа, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Документы, направленные разными подразделениями в один адрес могут вкладываться в одну упаковку. Письма, рассылаемые большому количеству адресатов более 4-х , передаются в службу ДОУ со списком на рассылку, составляемым исполнителем.

Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания и регистрации или не позднее следующего рабочего дня. Если есть необходимость в срочности доставки адресатам, документация может отправляться спецсвязью или экспресс-доставкой DHL, Pony Express и т.

В данной статье были освещены некоторые основные моменты, на которые необходимо обратить внимание при организации делопроизводства в создаваемой компании при регистрации, учете отправляемых исходящих документов. Как правильно провести служебное расследование: этапы, сроки и формы документов. Делопроизводство от А до Я.

Работа с обращениями граждан. Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте. Toggle navigation. Забыли свой пароль? Ваше имя. Закрыть Подписаться. Работа с исходящей корреспонденцией. Полезная статья? Прочитать позже В избранное Отправить по e-mail Поделиться в соцсетях:. Только зарегистрированные участники могут оставлять комментарии. Авторизуйтесь или зарегистрируйтесь. Бланки Запрос о выдаче выписки из ЕГРЮЛ Счет-проформа проформа-инвойс Международная товарно-транспортная накладная Характеристика с места работы Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации.

Нормативные акты Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти утверждены Приказом Росархива от Статьи Советует делопроизводитель. Как упорядочить документы в офисе Регистрационные формы документов: обязательные, рекомендованные, произвольные Сроки хранения документов кредитных организаций Сроки хранения документов в сфере жилищно-коммунального хозяйства Сроки хранения документов в сфере гостиничного хозяйства и туристической деятельности.

Популярные материалы. Определить сроки хранения Калькулятор архивной обработки Калькулятор величин. Ваши идеи. Знаете как сделать портал лучше? Поделитесь идеей. О нас Новости Статьи Полезное в работе. Наши контакты Москва, ул. Электрозаводская, д. Copyright www.

Делопроизводство от А до Я. Работа с входящей корреспонденцией

Любая организация в ходе своей деятельности получает и отправляет определенное количество корреспонденции. Для порядка и сохранности деловой переписки существует система документооборота, и чем четче и слаженней она функционирует, тем меньше впоследствии возникает спорных вопросов, связанных с исполнением того или иного документа. По большому счету, вся почта и документация делится на две группы: входящую ту, что прислана извне и исходящую направляемую самой организацией по собственной инициативе или как ответ на запрос. Для входящей и исходящей документации ведутся два журнала, и регистрируются такие документы по отдельности. Следует сказать, что на крупных предприятиях и в учреждениях где существует специальный отдел по делопроизводству и велик объем исходящей документации распространена практика использования СЭД — системы электронного документооборота.

Регистрация документов. Входящая и исходящая корреспонденция.

В любой организации письма составляют большую часть входящей и исходящей документации. Существует множество видов этих документов, и для каждого из них предусмотрен ряд правил по оформлению. Так как письма являются наиболее массовым видом управленческой документации, крайне важно знать, как грамотно их составить. Деловыми или служебными письмами считаются те, которые служат для связи компании с внешними структурами.

Включите JavaScript для лучшей работы сайта. Исходящей документацией называются официальные письма, которые организация направляет сторонним адресатам поставщикам, потребителям, надзорным органам и т. Ответственность за работу с этой корреспонденцией делят, как правило, два сотрудника: составитель и делопроизводитель. В обязанности первого входит подготовка и согласование текста. Второй регистрирует письмо, отправляет оригинал по назначению и хранит служебную копию. Вам понадобится. Если вы — составитель Подготовьте проект документа.

Для входа можно использовать учётную запись, созданную на любом из сайтов Нормативка.

Любой секретарь знает, что письма делятся на две большие группы: входящие и исходящие. Эти два потока документов существуют в каждой организации. Порядок работы с документами может отличаться, но входящие и исходящие письма есть везде.

Делопроизводство от А до Я. Работа с исходящей корреспонденцией

Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте. Унифицированные системы документации УСД определяют минимальный и максимальный состав реквизитов для каждого типа документов. Исходящей документацией именуются формальные письма, которые организация направляет сторонним адресатам подрядчикам, покупателям, надзорным органам и т.

И мы записали, что это — птеродактиль. А вышло, что это был птерозавр!

Как правильно вести входящую и исходящую документацию. Журнал регистрации исходящих документов

При создании компании и дальнейшей ее работе будет образовываться большое количество входящих документов. И со временем оно будет только расти. Чтобы не утонуть в этом потоке, необходимо поддерживать четкий порядок на всех этапах жизни документов. Обязанности по учету входящих документов возлагаются на специальное структурное подразделение служба ДОУ или секретарскую службу. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в компании, регламентируются инструкцией по делопроизводству, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями работников. Это локальные внутриучрежденческие нормативные документы должны быть разработаны, утверждены и доведены до сведения работников компании. Четкое выполнение требований инструкций, положений дает возможность организации рационального документооборота компании — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Вход на сайт

.

Входящая и исходящая корреспонденция. . Журналы входящей и исходящей корреспонденции обычно заводят на всю документацию, не только на.

Оформить журнал исходящих документов

.

Формируем и храним дела с перепиской организации

.

.

Совет 1: Как оформлять исходящую документацию

.

.

Комментарии 5
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Мирон

    Древняя истина: заёмщик становится рабом у заимодавца.

  2. Лада

    Вопрос такой. Часть по просроченуму кредиту признана судом в качестве долга. Если его оплатить по исполнительной, улет ли это фактом признание оставшегося долга, который еще не рассматривался судом?

  3. Данила

    Таке питання. Я безробітній і чи я повинен сплачувати 25 аліментів від середнюї заробітної плати по моєму регіону? Дякую

  4. tranpedddowngerp1970

    Тарас, а куда жаловаться на действие, бездействие полиции ?

  5. Давид

    Если по истечении 180 дней автомобиль с евробляхой угнан и я заявляю об угоне, как будет обстоять вопрос с заявлением, розыском, штрафами и всем остальным?