+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Может ли в личном деле работника находиться ксерокопии паспорта

Справка Не все специалисты по кадрам, а также их руководители знают, что есть документы и даже их копии, которые нельзя хранить в личном деле работника. За некоторые документы можно получить крупный штраф, потому что они содержат персональные данные, не связанные с исполнением служебных обязанностей. Роструд напомнил специалистам по кадрам, что в личных делах работников можно хранить далеко не все документы. Да и вести сами личные дела не обязательно: Но если дело все же завели, необходимо хранить в нем бумаги, непосредственно связанные с трудовой деятельностью, и не забывать о требованиях к охране персональных данных.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

На едином портале размещения проектов нормативных актов появилось 2 законопроекта, которые коснутся всех компаний, обрабатывающих и хранящих персональные данные граждан, в том числе работодателей.

Может ли в ?? личном деле работника находиться ксерокопии паспорта

Справка Не все специалисты по кадрам, а также их руководители знают, что есть документы и даже их копии, которые нельзя хранить в личном деле работника. За некоторые документы можно получить крупный штраф, потому что они содержат персональные данные, не связанные с исполнением служебных обязанностей. Роструд напомнил специалистам по кадрам, что в личных делах работников можно хранить далеко не все документы.

Да и вести сами личные дела не обязательно: Но если дело все же завели, необходимо хранить в нем бумаги, непосредственно связанные с трудовой деятельностью, и не забывать о требованиях к охране персональных данных. В частности, даже копию паспорта хранить организация не имеет права. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте.

Это быстро и бесплатно! Приказ Министерства внутренних дел Российской Федерации от 28 апреля г. Зарегистрирован в Минюсте РФ 4 июня г. Регистрационный N В соответствии с частью 7 статьи 39 Федерального закона от 30 ноября г. N ФЗ "О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации"1 - приказываю: Положение о централизованном учете персональных данных сотрудника органов внутренних дел Российской Федерации и ведении его личного дела приложение N 1.

Положение о централизованном учете персональных данных гражданина Российской Федерации, поступающего на службу в органы внутренних дел Российской Федерации приложение N 2. Установить, что ранее оформленные личные дела сотрудников органов внутренних дел Российской Федерации переоформлению не подлежат.

Руководителям начальникам главных управлений, департаментов, управлений МВД России, Национального центрального бюро Интерпола МВД России, территориальных органов МВД России, образовательных, научных, медико-санитарных и санаторно-курортных организаций системы МВД России, окружных управлений материально-технического снабжения системы МВД России, а также иных организаций и подразделений, созданных для выполнения задач и осуществления полномочий, возложенных на органы внутренних дел Российской Федерации, организовать изучение сотрудниками кадровых подразделений настоящего приказа и обеспечить его реализацию.

Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителя Министра С. Министр генерал-полковник полиции В. Приложение N 1 к приказу Положение о централизованном учете персональных данных сотрудника органов внутренних дел Российской Федерации и ведении его личного дела I. Общие положения 1. Настоящее Положение определяет порядок организации работы по централизованному учету персональных данных1 сотрудника органов внутренних дел Российской Федерации2 и ведению его личного дела.

В органах внутренних дел Российской Федерации3 ведутся личные дела, документы учета сотрудников, банки данных о сотрудниках, содержащие персональные данные сотрудников, сведения об их служебной деятельности и стаже службы, а также персональные данные членов семей сотрудников4. Сотрудник, виновный в нарушении норм, регулирующих получение, хранение, обработку, использование и передачу персональных данных другого сотрудника, либо в утрате таких данных, несет ответственность в соответствии с Федеральным законом от 30 ноября г.

N ФЗ "О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации" и другими федеральными законами5. Порядок централизованного учета персональных данных сотрудника 4.

Централизованный учет персональных данных сотрудника6 осуществляют кадровые подразделения главных управлений, департаментов, управлений МВД России, Национального центрального бюро Интерпола МВД России, территориальных органов МВД России, образовательных, научных, медико-санитарных и санаторно-курортных организаций системы МВД России, окружных управлений материально-технического снабжения системы МВД России, а также иных организаций и подразделений, созданных для выполнения задач и осуществления полномочий, возложенных на органы внутренних дел7.

Централизованный учет осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, общепризнанными принципами и нормами международного права, международными договорами Российской Федерации, законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами МВД России и настоящим Положением.

В отношении сотрудников, замещающих должности штатного негласного состава, централизованный учет не осуществляется.

Ведение документов и банков данных, указанных в пункте 2 настоящего Положения, в отношении указанных сотрудников осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне. Централизованный учет ведется пофамильно в алфавитном порядке алфавитный учет и на основании личных номеров, присваиваемых сотрудникам пономерной учет.

К ведению централизованного учета предъявляются следующие требования: Централизованный учет ведется постоянно индивидуально по сотруднику. Централизованный учет должен своевременно, полно и достоверно отражать количественный и качественный состав сотрудников органа, организации, подразделения МВД России. Централизованный учет осуществляется как с использованием средств автоматизации, так и без использования таких средств. Централизованный учет с использованием средств автоматизации осуществляется на базе автоматизированных информационных систем сервисов органов внутренних дел.

Централизованный учет без использования средств автоматизации осуществляется на основании личного дела и документов учета сотрудника, содержащихся на бумажных носителях. Документами учета сотрудника являются: Алфавитная карточка приложение N 1 к настоящему Положению. Служебная карточка приложение N 2 к настоящему Положению. Штатно-должностная книга приложение N3 к настоящему Положению. Карточка пономерного учета приложение N4 к настоящему Положению. Карточка сотрудника, имеющего специальное звание высшего начальствующего состава приложение N 5 к настоящему Положению.

Карточка сотрудника, награжденного государственными наградами Российской Федерации приложение N 6 к настоящему Положению. Документы учета сотрудника заполняются шариковой ручкой с наполнителем черного, синего или фиолетового цвета либо на печатающих устройствах, за исключением штатно-должностной книги, которая заполняется карандашом.

При заполнении документов учета сотрудника не допускается сокращение фамилий, имен, отчеств, названий регионов, населенных пунктов, улиц, органов, организаций, подразделений МВД России, за исключением случаев, если они носят общепринятый характер и интерпретируются однозначно. Сведения о персональных данных сотрудника ежемесячно до 30 числа текущего месяца представляются кадровыми подразделениями органов, организаций, подразделений МВД России в Департамент государственной службы и кадров МВД России.

Ответственность за организацию работы по централизованному учету и ее состоянию возлагается на руководителей начальников кадровых подразделений органов, организаций, подразделений МВД России, а в случае их отсутствия - на руководителей начальников органов, организаций, подразделений МВД России. Порядок ведения личного дела сотрудника Личное дело сотрудника8 является основной формой учета персональных данных сотрудника, в том числе сведений, связанных с поступлением его на службу в органы внутренних дел, ее прохождением и увольнением со службы в органах внутренних дел, необходимых для обеспечения деятельности органа, организации, подразделения МВД России, в котором проходит службу сотрудник.

Сведения, содержащиеся в личном деле, являются конфиденциальной информацией служебной тайной и или сведениями, составляющими государственную и иную охраняемую законом тайну9. Гриф ограничения доступа к личному делу в каждом конкретном случае определяется в порядке, установленном законодательством Российской Федерации о государственной тайне.

Ведение личных дел осуществляется сотрудниками кадровых подразделений органов, организаций, подразделений МВД России по форме согласно приложению N 7 к настоящему Положению личные дела сотрудников, прикомандированных к Государственной фельдъегерской службе Российской Федерации и Федеральной миграционной службе, хранятся в порядке, определяемом Президентом Российской Федерации Учет личных дел производится по инвентарной книге приложение N 8 к настоящему Положению.

Количество номеров в ней должно соответствовать количеству личных дел, подлежащих хранению. Номер, за которым в инвентарной книге зарегистрировано личное дело, проставляется на лицевой части и на корешке обложки личного дела. Личные дела хранятся по порядку номеров.

Личные дела подлежат регистрации в инвентарной книге не позднее 5 дней со дня издания приказа о назначении гражданина на должность в органах внутренних дел. Запрещается регистрировать вновь поступающие личные дела под номерами личных дел, не сданных на архивное хранение. При наличии на хранении более личных дел сотрудниками кадровых подразделений органов, организаций, подразделений МВД России кроме инвентарной книги ведется картотека по алфавитным карточкам личных дел приложение N 9 к настоящему Положению.

Личное дело подразделяется на шесть частей, в которых хранятся: В первой части: В личные дела штатных негласных сотрудников справка-объективка не вкладывается. Во второй части: Согласие, выраженное в письменной форме, на проведение мероприятий, связанных с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную и иную охраняемую законом тайну, и проверкой достоверности сообщенных гражданином сведений. Экземпляр контракта о прохождении службы в органах внутренних дел, а также экземпляры дополнительных письменных соглашений, которыми вносятся изменения в контракт о прохождении службы в органах внутренних дел.

Договор о полной материальной ответственности в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации. Выписки из приказов о назначении на должность в органах внутренних дел, о временном исполнении сотрудником обязанностей по вышестоящей должности в органах внутренних дел, о совмещении обязанностей на службе в органах внутренних дел, о временном отстранении сотрудника от выполнения служебных обязанностей, о зачислении сотрудника в распоряжение МВД России, органа, организации, подразделения МВД России, о привлечении к выполнению служебных обязанностей в особых условиях, о прикомандировании сотрудника к федеральному органу государственной власти, иному государственному органу или к организации, о приостановлении службы в органах внутренних дел, об увольнении со службы.

Представления к присвоению специальных званий. Наградные листы с отметками о вручении сотруднику государственных или ведомственных наград. Мотивированный отзыв и аттестационный лист. Иные документы, связанные с прохождением службы в органах внутренних дел. В третьей части: Заявление с просьбой о поступлении на службу в органы внутренних дел на обучение в образовательную организацию высшего образования МВД России.

Личное поручительство в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации. Согласие, выраженное в письменной форме, на обработку персональных данных гражданина в целях изучения возможности приема его на службу в органы внутренних дел.

Решение по результатам рассмотрения документов, представленных гражданином для поступления на службу в органы внутренних дел. Собственноручно заполненная и подписанная анкета. Собственноручно написанная автобиография. Иные документы, связанные с изучением данных о гражданине, поступающем на службу кроме документов, которые хранятся в пятой части личного дела.

Заключение военно-врачебной комиссии. Подписанный сотрудником бланк с текстом Присяги. Копии паспорта, свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния, заверенные копии документов об образовании и или о квалификации, копии документов о дополнительном профессиональном образовании и профессиональном обучении сотрудника, наличии ученой степени или ученого звания, об участии в конкурсе на замещение вакантной должности в органах внутренних дел если гражданин сотрудник назначался на должность по результатам конкурса и о прохождении испытания если оно устанавливалось при поступлении на службу.

Копия уведомления или свидетельства о постановке на учет в налоговом органе. Расписка в получении трудовой книжки и документов воинского учета при увольнении со службы в органах внутренних дел. В четвертой части: В пятой части: В шестой части: Послужной список является документом, отражающим прохождение службы сотрудником.

Он составляется сотрудником кадрового подразделения органа, организации, подразделения МВД России на основании документов, хранящихся в личном деле.

Записи в послужном списке производятся шариковой ручкой с наполнителем черного, синего или фиолетового цвета в именительном падеже разборчиво, аккуратно, без сокращений и исправлений. Для внесения записей в послужной список допускается использовать штампы. Отпечаток штампа должен быть четким и разборчивым. Не допускается внесение в послужной список записей, содержащих сведения, не предусмотренные его формой.

Сотрудник ознакомляется с составленным послужным списком под расписку, подтверждая правильность внесенных в него записей. После ознакомления сотрудника послужной список подписывается руководителем начальником кадрового подразделения и заверяется гербовой печатью органа, организации, подразделения МВД России.

Последующее ознакомление сотрудника с послужным списком осуществляется не реже одного раза в 5 лет11, а также перед отправкой личного дела для ознакомления в другой орган, организацию, подразделение МВД России при переводе сотрудника на новое место службы либо перед ознакомлением с представлением к увольнению из органов внутренних дел. Послужной список должен отвечать следующим требованиям: В раздел 9 послужного списка в хронологическом порядке вносятся сведения о трудовой деятельности исключая службу в органах внутренних дел, в Вооруженных Силах Российской Федерации, во внутренних войсках МВД России, в федеральных органах исполнительной власти на должностях, по которым предусмотрено присвоение специальных воинских званий, а также в аналогичных государственных структурах бывшего СССР и стран Содружества Независимых Государств , сведения об обучении по очной форме в профессиональных образовательных организациях и образовательных организациях высшего образования за исключением очного обучения в образовательных организациях системы МВД России на должностях курсантов и слушателей.

Основанием для внесения указанных сведений являются трудовая книжка и документ об образовании и или о квалификации. Подтверждение отдельных этапов трудовой деятельности может производиться на основании выданных по установленной форме справок организаций и учреждений. В раздел 10 послужного списка в хронологическом порядке вносятся сведения о прохождении службы в органах внутренних дел, в Вооруженных Силах Российской Федерации, во внутренних войсках МВД России, в федеральных органах исполнительной власти на должностях, по которым предусмотрено присвоение специальных воинских званий, в аналогичных государственных структурах бывшего СССР и стран Содружества Независимых Государств, а также сведения о прикомандировании сотрудника к федеральному органу государственной власти, иному государственному органу или к организации, о присвоении подтверждении, снижении или лишении квалификационного звания, о заключении нового контракта с сотрудником, достигшим предельного возраста пребывания на службе.

Основанием для внесения сведений в раздел 10 послужного списка являются соответствующие приказы по личному составу, личные дела, документы воинского учета, указы и распоряжения Президента Российской Федерации.

Номер, дата правового акта и наименование органа, организации или подразделения, его издавшего, записываются напротив каждого периода службы, подтвержденного этим правовым актом.

Сведения, внесенные в раздел 10 послужного списка, заверяются подписью руководителя начальника кадрового подразделения или его заместителя и гербовой печатью органа, организации, подразделения МВД России в случае увольнения сотрудника со службы.

В раздел 11 послужного списка в хронологическом порядке вносятся сведения об аттестации сотрудника. Рекомендации аттестационной комиссии записываются в строгом соответствии с текстом аттестационного листа.

Форма контрольной карточки содержится в приложении 6 к Инструкции о личных делах. Контрольная карточка заполняется и оформляется на каждое выданное дело и помещается на его место.

При возврате личного дела каких-либо пометок в карточке не требуется, дело помещается на место, карточка изымается. Срок и обязанность хранения карточек после возврата личных дел законодательством не установлены. Если личное дело не возвращено в срок, указанный в контрольной карточке, лицу, ответственному за учет и сохранность личных дел, целесообразно в письменной форме напомнить получателю о необходимости возврата.

Копия паспорта в личном деле работника

Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца. Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца. Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу: Хранение в личных делах работников копии паспорта, ИНН, СНИЛС, документов об образовании и других документов, содержащих персональные сведения, возможно, если работодатель обеспечил одновременное соблюдение определенных условий. Обоснование вывода: Любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу - субъекту персональных данных, признается персональными данными п. Ни нормами Трудового кодекса РФ, ни нормами Закона N ФЗ не установлено прямого запрета на копирование работодателем документов, предоставляемых работником при приеме на работу и в процессе трудовой деятельности, а также на хранение работодателем копий этих документов. Однако, поскольку копии паспортов сотрудников и членов их семьи, свидетельств о браке, свидетельств о рождении детей содержат в себе информацию, относящуюся к определенным физическим лицам, обработка такой информации подчиняется требованиям Закона N ФЗ.

Можно ли хранить копии документов в личном деле?

Роструд напомнил специалистам по кадрам, что в личных делах работников можно хранить далеко не все документы. Да и вести сами личные дела не обязательно: такое требование в законодательстве отсутствует. Но если дело все же завели, необходимо хранить в нем бумаги, непосредственно связанные с трудовой деятельностью, и не забывать о требованиях к охране персональных данных. В частности, даже копию паспорта хранить организация не имеет права. Законодательно состав личного дела в отделе кадров, а также перечень документов, которые может хранить организация, никак не урегулирован. Обычно компании хранят те документы, которые создают сами:.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: В паспорте ПРОПИСАНО, что ТЫ РАБ! Все по закону!

Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца. Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца. Ни нормами Трудового кодекса РФ, ни нормами Федерального закона от Вместе с тем указанные документы содержат персональные данные работника, а действия работодателя по копированию документов работника и хранению копий этих документов подпадают под понятие "обработка персональных данных" ст.

Акция месяца 8- В составе личных дел работников хранятся копии паспортов, копии св-в о рождении ребенка, диплом, военный билет.

Многие кадровые работники спрашивают, можно ли хранить копию паспорта в личном деле сотрудника в году? Ответ на этот вопрос дали сотрудники Роструда на своем сайте rostrud. Чиновники отметили, что в обязанности работодателей не входит ведение личных дел сотрудников.

Копия паспорта не должна храниться в личном деле сотрудника

Новости Инструменты Форум Барометр. Войти Зарегистрироваться. Вход для зарегистрированных:. Забыли пароль?

.

Можно ли хранить копии личный документов сотрудников в личном деле?

.

Хранить копии документов в личных делах надо будет обезличенно

.

Бухгалтерия может сверить ИНН работника на сайте ФНС – этого . По общему правилу в личном деле не нужно хранить копии итоговую запись, в которой укажите, сколько всего документов находится в деле и.

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Заверение документов у нотариуса в 2019 году
Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Пока нет комментариев.